|
SISTEM INFORMASI
PERPUSTAKAAN Perpustakaan merupakan salah satu unit
Pelaksana teknis yang secara khusus sebagai unit penunjang proses
belajar mengajar. Sebagai pilar utama dalam melestarikan dan menyediakan
informasi bagi seluruh aktivitas, perpustakaan
senantiasa diharapkan dapat memberikan layanan yang berkualitas serta
menyeluruh kepada seluruh penggunanya. Untuk mencapai tujuan tersebut
diperlukan sarana dan prasarana penunjang kualitas pelayanan di perpustakaan
yang memadai. Kualitas layanan merupakan standar proses yang harus dilaksanakan
dalam suatu layanan perpustakaan guna memenuhi harapan dan tuntutan pengguna.
Bila kualitas layanan perpustakaan sesuai dengan yang diharapkan pengguna
perpusakaan maka pengguna akan merasa puas. Sebaliknya bila kualitas layanan
lebih rendah dari yang diharapkan maka tidak
ada kepuasan pengguna perpustakaan itu sendiri. layanan perpustakan saat ini
masih kurang memuaskan penggunanya. Hal ini tercermin dari beberapa pengguna perpustakaan yang menyatakan bahwa
kualitas layanan belum memuaskan. Hingga saat ini layanan registrasi anggota,
layanan atas ketersediaan buku, layanan pemesanan, pengambilan buku,
pengarsipan data buku maupun layanan sirkulasi (peminjaman dan pengembalian)
masih dilakukan secara manual. Petugas perpustakaan dalam memberikan layanan
sirkulasi harus mencatat data buku yang dipinjam ke daftar buku sirkulasi
secara manual lalu di pindahkan ke dalam excel, oleh karena itu pelayanan
perpustakaan untuk saat ini memerlukan waktu yang cukup lama. Selain itu
pencarian data buku yang ada diperpustakaan karena yang ingin mencari buku harus melihat di
komputer terlebih dahulu melalui excel atau langsung mengecek ke tiap rak untuk memperoleh buku yang
mereka inginkan. Data buku hanya diarsip dalam buku besar perpustakaan dan di
komputer melalui excel, sehingga pengecekan data buku, keadaan buku dan jumlah
buku memerlukan waktu relatif lama dan dalam pelayanannya kurang efektif dan
efisien. Demikian juga untuk kepentingan pengambilan keputusan oleh pihak
manajemen sering menghadapi kendala, ini dikarenakan informasi jumlah buku,
permintaan judul buku, permintaan referensi kurang akurat, lambat dan tidak
efisien. Dari uraian diatas memberikan gambaran bahwa sistem yang ada sekarang
ini tidak memberikan akses yang optimal terhadap seluruh pengguna perpustakaan.
Sehingga sudah seharusnyalah perpustakaan bisa mengembangkan diri dengan
membuat suatu sistem informasi perpustakaan yang bisa memberikan layanan
perpustakaan yang cepat, tepat dan akurat guna memenuhi kebutuhan akan
informasinya kepada pengguna perpustakaan. Sistem informasi layanan
perpustakaan merupakan salah satu
alternative pemberian layanan perpustakaan
yang bisa memberikan informasi yang akurat dalam waktu yang singkat dan dapat
diakses kapan saja dan dimana saja.
Sistem Informasi Perpustakaan
adalah sistem yang dibuat untuk memudahkan petugas perpustakaan dalam mengelola
suatu perpustakaan. Semua di proses secara komputerisasi yaitu digunakannya
suatu software tertentu seperti software pengolah database. Petugas
perpustakaan dapat selalu memonitor tentang ketersediaan buku, daftar buku
baru, peminjaman buku dan pengembalian buku. Sistem informasi perpustakaan
merupakan sebuah sistem yang terdiri dari manusia, hardware, software,
prosedur, dan data yang terintegrasi, digunakan untuk manajemen otomasi
perpustakaan sehingga mengemas sebuah informasi yang bernilai bagi penggunanya
(pustakawan maupun pemustaka). Penerapan teknologi informasi di perpustakaan
dapat difungsikan dalam dua bentuk yaitu: 1.
Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai
sistem informasi manajeman perpustakaan, mulai dari pengadaan, inventarisasi,
katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain
sebaginya, 2.
Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk
menyimpan, mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam
format digital Dalam sebuah sistem Informasi untuk perpustakaan terdapat beberapa komponen atau
unsur yang saling berkaitan dan mendukung satu dengan lainnya. Komponen komponen
tersebut adalah : a. Pengguna
(users), pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem informasi untuk
otomasi perpustakaan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu
dikembangkan melalui konsultasi dengan para penggunanya yang meliputi
pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi, dan para anggota
perpustakaan. b. Perangkat
Keras (Hardware), perangkat Keras merupakan mesin komputer yang dapat menerima
dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat serta diperlukan
program untuk menjalankannya. c. Perangkat
Lunak (Software), perangkat lunak adalah istilah yang digunakan untuk
menggambarkan instruksi-instruksi yang mengoperasikan perangkat keras untuk
melakukan tugas sesuai dengan perintah. d. Jaringan
(Network), jaringan (Network) adalah sebuah jaringan yang menghubungkan
komputer induk (server) dengan komputer yang lain dan dengan alat-alat
penunjang sistem otomasi yang lain dalam sebuah system yang terintegrasi. e.
Data, data merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alfabet, angka,
maupun simbol khusus. f. Panduan Operasional / Manual, panduan
Operasional/Manual merupakan penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan,
menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak.
Komponen-komponen
tersebut di atas harus dapat dipenuhi untuk membangun sebuah sistem informasi
perpustakaan. Dalam membangun sistem informasi ini terlebih dahulu dilakukan
pengumpulan data yaitu : 1. Penelitian
Lapangan ( field research) . Pada tahap awal dalam penelitian ini dikumpulkan
data terlebih dahulu dengan studi lapangan di Perpustakaan 2. Penelitian
Kepustakaan (Library Research). Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data
dengan mempelajari buku-buku (literature) mengenai sistem informasi berbasis
bahasa pemrgoraman PHP dan langkah-langkah membangun aplikasi berbasis web.
Setelah di terapkannya Sistem Informasi pada Perpustakaan yaitu banyak membantu pekerjaan pustakawan. Dari segi
waktu, pekerjaan juga lebih efisien. Tidak hanya pihak pustakawan yang
merasakannya, para pengunjung perpustakaan pun juga merasakan. Berikut adalah
manfaat dan keuntungan diterapkanya sistem informasi pada perpustakaan, antara lain: 1. Memudahkan
Pekerjaan Pustakawan Manfaat dan keuntungan manajemen sistem informasi
perpustakaan bagi pustakawan lebih memudahkan. Tidak seperti 30 tahun yang
lalu. Dimana pustakawan harus melakukan pengarsipan secara manual menggunakan
buku catatan manual. Ketika ada informasi, atau data yang dipanggil, harus
mencari di buku catatan dan memakan waktu lebih lama. 2. Efisiensi
Waktu Menyambung manfaat dan keuntungan di poin pertama.
Itu sebabnya kehadiran sistem informasi perpustakaan yang sudah ada saat ini,
sangat efisiensi waktu. Setidaknya ketika ada data yang dicari, tinggal ketik
di komputer, ata akan langsung muncul, dan langsung diketahui koleksi ada
dimana. 3. Pekerjaan
Lebih Cepat Karena sistem kerjanya sudah terintegrasi dengan
sistem informasi perpustakaan, maka segala pekerjaan yang dilakukan oleh
pustakawan lebih cepat. Cukup beberapa menit, bahkan hanya beberapa detik saja,
data akan mencari sekejap mata. 4. Memberikan
Layanan yang Terbaik Bagi Pemustaka Tidak hanya bermanfaat dan menguntungkan pihak
pustakawan saja, ternyata sistem informasi perpustakaan pun juga memudah
pemustaka atau pengunjung perpustakaan. Pengunjung perpustakaan dengan cepat
dan mudah mengakses komputer yang tersedia untuk mencari koleksi yang ada di
perpustakaan. Ketidak tidak ada, pengunjung pun bisa direkomendasikan ke
perpustakaan rujukan. 5. E-library Adapun manfaat lain dari sistem manajemen
perpustakaan e library, yaitu dapat diakses oleh banyak orang. Sehingga para
pengunjung perpustakaan pun memiliki kepercayaan dan keleluasaan untuk membaca
koleksi yang ada di sana. 6. Meningkatkan
Citra Perpustakaan Secara tidak langsung, kehadiran sistem informasi
perpustakaan mampu meningkatkan citra perpustakaan itu sendiri. Ketika
perpustakaan mampu menyediakan sistem informasi perpustakaan menjadi poin
penting, karena dibutuhkan modal uang yang tidaklah murah. Sementara
perpustakaan tingkat desa belum tentu bisa menggunakan system ini. Itu sebabnya
e-library dapat dijadikan sebagai
meningkatkan citra perpustakaan sebagai perpustakaan maju. 7. Pengembangan
Infrastruktur Ketika perpustakaan mampu mengembangkan sistem
informasi perpustakaan secara profesional dan maksimal. Tidak hanya memudahkan
segala lini yang sudah disebutkan di atas. Tetapi secara tidak langsung juga
dapat dijadikan sebagai pengembangan infrastruktur perpustakaan itu sendiri. Misalnya, bisa digunakan sebagai sarana untuk
menjalin kerja sama dengan pihak lain. Atau mendapatkan hibah dari pemerintah
dengan teknologi yang dikembangkan dan masih banyak lagi peluang yang mungkin
dieksplorasi. 8. Tidak
Memakan Ruang Salah satu manfaat dan keuntungan sistem informasi
perpustakaan adalah menghemat ruang.
Setidaknya cukup hanya satu komputer dengan penyimpanan yang besar, maka
sebanyak apapun data akan tetap aman. Semua bisa masuk tersimpan. Dari segi ruang pun juga lebih efisien.
Maka tidak heran jika beberapa
tahun terakhir buku-buku konvensional perlahan berubah menjadi buku online atau
e-book. Dengan alasan tidak memakan ruang. Sebagai analogi, mungkin 100 koleksi
buku print out membutuhkan beberapa rak (otomatis butuh ruangan). Semetara ketika buku tersebut
berupa ebook, cukup hanya satu ruang, kita bisa menampung 100 koleksi bahkan
lebih banyak tiga kali lipatnya. Jadi wajar jika sistem informasi perpustakaan
sekarang tengah menjadi daya tarik tersendiri.
Berdasarkan
uraian diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa dengan adanya sistem informasi perpustakaan dapat menunjang aktifitas kepustakaan.
Baik untuk mencari buku dan untuk mengelola data buku jurnal dan lainnya,
sehingga dirasakan dapat menghemat waktu. Hal ini dapat dilihat ketika
pengunjung mencari buku mereka dapat langsung mengakses aplikasi untuk melihat
katalog atau untuk mencari berdasarkan filter tertentu yang di mana sebelumnya
mereka harus bertanya kepada petugas perpus dan kemudian petugas perpus mencari
buku tersebut dalam dokumen Microsoft excel.
|