|
SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, DAN STRATEGI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang ada pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi untuk mengambil keputusan atau mengendalikan informasi. Dasar dari penerapan Sistem Informasi dan teknologi adalah menjadikan pekerjaan manusia menjadi mudah dan efisien sehingga mendorong perusahaan untuk menerapkannya. Selain itu, Sistem Informasi dan teknologi dapat mendukung beberapa aspek dalam perusahaan seperti pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM), pemasaran produk, menentukan strategi manajemen, dan pengambilan keputusan perusahaan jangka panjang yang berbasis ilmu teknologi. Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. SIM mempunyai peranan yang sangat penting di dalam suatu organisasi karena sangat mempengaruhi terhadap maju mundurnya sebuah organisasi. Setiap organisasi baik itu organisasi yang besar maupun yang kecil pasti mempunyai sistem informasi yang berbeda-beda, tergantung dari kebutuhan dan masalah yang terjadi pada organisasi tersebut.
A. Organisasi Dan Sistem Informasi Organisasi dalam perspektif teknis dapat diartikan sebagai struktur sosial yang bersumber dari lingkungan dimana sumber tersebut kemudian diproses sehingga menghasilkan output yang diinginkan. Organisasi memproses inputan yang berasal dari lingkungan yang merupakan faktor produksi utama menjadi produk dan jasa melalui proses produksi. Ouput yang dihasikan kemudian berupa pruduk dan jasa dikonsumsi oleh lingkungan sehingga menyediakan modal dan tenaga kerja tambahan sebagai input yang akan kembali diproses. Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang di organisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organsisasi. Sistem infromasi juga dapat diartikan sebagain kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya manusia untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output) berupa informasi guna mencapai sasaran yang diinginkan oleh organisasi. Berdasarkan definisi tersebut untuk membangun sebuah sistem informasi yang baik diperlukan pengoragisasian yang baik dan di dalam sebuah organisasi yang memiliki tujuan tertentu diperlukan dukungan sistem informasi yang baik pula. Strategi bisnis organisasi, aturan, dan prosedur yang ada dalam sebuah organisasi sangat dipengaruhi oleh sistem informasi yang digunakan oleh organisasi tersebut begitu pula sebaliknya. Perubahan yang terjadi pada strategi bisnis, aturan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan oleh organisasi harus mampu diikuti dengan perubahan pada perangkat lunak, perangkat keras, basis data, dan telekomunikasi yang mendukung sebuah sistem informasi. Sistem informasi dalam sebuah organisasi juga dapat dijadikan batasan pada organisasi karena apa yang diinginkan oleh organisasi sangat bergantung pada sistem informasi yang dijalankan di dalamnya. Yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan manusia dalam sebuah organisasional perusahaan. Sistem informasi pada suatu organisasi dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang berhubungan dengan bagian-bagian tertentu dari organisasi. Sistem informasi organisasi diterapkan pada area-area bisnis perusahaan untuk membantu para manajer dalam mengambil keputusan dan memecahkan masalah. Area Bisnis Perusahaan menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem informasi transaksi, ditambah dari sumber-sumber yang lain. Contoh Kasus: Analisis kasus E-Health Kota Surabaya Dengan adanya kemajuan sistem informasi pada saat ini dan semakin meningkatnya kebutuhan masyarakat akan pelayanan publik mendorong pemerintah untuk meperbaiki peenyelenggaraan pelayanan publik. Pada saat ini telah banyak instansi pemerintah pusat dan daerah berinisiatif mengembangkan pelayanan publik melalui jaringan komunikasi dan informasi. Perbaikan penyelenggaraan pelayanan publik ini diterapkan dengan manajemen sistem informasi berbasis e-government. Melalui proses transformasi ke dalam e government tersebut, pemerintah dapat mengoptimasikan pemanfaatan kemajuan teknologi informasi untuk mengeliminasi sekat-sekat organisasi birokrasi, serta membentuk jaringan sistem manajemen dan proses kerja yang memungkinkan instansi-instansi pemerintah bekerja secara terpadu untuk menyederhanakan akses ke semua informasi dan layanan publik yang harus disediakan oleh pemerintah. Salah satu inovasi pemerintah dalam memperbaiki penyelenggaraan pelayanan publik adalah menerapkan electronic health (e-health) pada kota Surabaya. Pemerintah Kota (Pemkot) Surabaya memberikan fasilitas melalui pendaftaran pasien online atau e health. Caranya cukup mudah, pemohon terlebih dahulu membuka akses e-health melalui smartphone. Pendaftaran e-health bisa dilakukan di rumah melalui smartphone atau PC, maupun di rumah sakit setempat dengan menggunakan alat yang sudah disediakan oleh pemerintah. Dalam layanan e-health, terdapat pilihan rumah sakit maupun puskesmas yang bisa dituju sesuai dengan keinginan masyarakat. Masyarakat juga bisa memilih kapan mereka akan melakukan konsultasi dengan dokter, karena dalam aplikasi ini, masyarakat bisa menentukan jadwal kapanpun mereka mau.. Dengan adanya pelayanan ini, masyarakat Surabaya, khususnya yang ingin berobat tidak perlu lagi untuk mengantri lama di rumah sakit. B. Dampak Sistem Informasi Bagi Organisasi Dan Perusahaan Bisnis Teknologi sistem informasi banyak dimanfaatkan bagi pengguna yang sangat berpengaruh terhadap jalannya suatu organisasi atau dalam perusahaan. Teknologi sistem informasi dalam organisasi bisnis menjadi penting artinya berkaitan dengan ketepatan waktu dan kebenaran penyediaan informasi yang dibutuhkan pemakai. Perkembangan sistem informasi tersebut perlu didukung banyak faktor yang diharapkan dapat memberikan kesuksesan bagi sistem informasi itu sendiri yang tercermin dari kepuasan user sebagai pengguna sistem informasi tersebut. Sistem informasi tidak hanya sebagai alat pengolahan data melainkan digunakan untuk mengetahui lebih cepat timbulnya permasalahan dalam organisasi. Teknologi informasi dalam organisasi akan membantu penyediaan informasi dalam pengambilan keputusan seorang manajer dalam suatu perusahaan dengan cepat. Sistem informasi tersebut digunakan untuk meningkatkan kinerja individual dalam organisasi bisnis yang pastinya juga akan meningkatkan kerja organisasi. Teknologi sistem informasi saat ini memainkan peranan penting dalam mendukung pengambilan keputusan oleh manajemen dalam pengevaluasian. Dimana evaluasi tersebut berguna dalam membantu tercapainya keberhasilan atas pengembangan sistem informasi. Sehingga sistem informasi memiliki dampak bagi perusahaan dan organisasi. Berikut dampak dari sistem informasi bagi perusahaan: · Meningkatkan efektivitas alur kerja perusahaan, salah satu manfaat penggunaan sistem informasi adalah membuat alur kerja perusahaan menjadi lebih efektif. Esensi dari bisnis sebenarnya bukan terletak pada jumlah, melainkan kecepatan. Mampu menghasilkan produk banyak, tetapi dalam kurun waktu yang lama tentu bukanlah suatu prestasi yang patut dibanggakan. Banyak perusahaan yang tidak mampu mencapai level kecepatan tertinggi dalam produksi bukan karena belum menggunakan sistem informasi, melainkan karena belum menggunakan sistem informasi yang tepat. Sistem informasi yang tepat mampu menyediakan laporan yang lengkap mengenai produktivitas perusahaan beserta dengan alur-alur kerjanya. · Meningkatkan produktivitas sumber daya manusia, penggunaan sistem informasi yang tepat bisa membuat perusahaan mampu mengevaluasi sumber daya manusia yang dimiliki, terutama kaitannya dengan penempatan kerja dan kapasitas kerja. · Meminimalisasi produk cacat, sistem informasi yang baik mampu memberikan data yang akurat, bahkan pada saat proses pengerjaan suatu produk sekalipun. Hal itu tentu membuat pengerjaan suatu produk dapat dipantau dengan mudah sehingga bisa meminimalisasi cacatnya produk ketika sudah selesai diproduksi. Perihal mengetahui cacat produk saat pengerjaan tentu jauh lebih baik dibandingkan baru mengetahui cacat produk setelah proses produksi selesai. Dengan demikian, biaya proses produksi pun dapat lebih aman lagi. Dampak sistem informasi bagi organisasi: · Meratakan organisasi, riset tentang perilaku menghasilkan teori bahwa teknologi informasi memfasilitasi pemerataan hirarki dalam suatu perusahaan dengan memperluas distribusi informasi guna memberdayakan karyawan di level bawah dan meningkatkan efisiensi manajemen. Jangkauan kontrol manajemen menjadi semakin luas, memungkinian manajer tingkat atas untukq mengontrol dan mengelola lebih banyak karyawan dengan cakupan yang lebih luas. · Mendorong organisasi menggunakan pemberdayaan dalam menyelesaikan tugas-tugas, dimana sekelompok professional berkumpul dalam jangka waktu yang singkat untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. · Internet dan organisasi, internet memiliki dampak yang sangat penting bagi hubungan dimana banyak perusahaan dan entitas, icon, internet meningkatkan aksebilitas, penyimpanan dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi. · Mengubah biaya modal dan biaya informasi yang bersifat relatif atau tidak langsung atau tergantung kondisi tertentu ketika biaya teknologi informasi menurun, dia akan menggantikan tenaga kerja manusia, yang secara historis selalu meningkat seiring waktu. Ketika biaya teknologi informasi menurun, ia juga akan menggantikan beberapa bentuk modal seperti geung dan mesin, yang biasanya mahal. Contoh Kasus: PT. TELKOM, Tbk adalah Suatu Badan Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang jasa Telekomunikasi. Perusahaan PT. TELKOM menyediakan sarana dan jasa layanan Telekomunikasi dan Informasi kepada masyarakat luas sampai kepelosok daerah di seluruh Indonesia. Telkom adalah Network Terminal Equipment (NTE), serta Jasa Pengelolaan Operasi dan Pemeliharaan (O&M Operation & Maintenance) jaringan Akses Broadband. PT. Telkom yang sahamnya dimiliki sepenuhnya oleh Telkom. Pendirian PT Telkom merupakan bagian dari komitmen Telkom untuk terus melakukan pengembangan jaringan broadband untuk menghadirkan akses informasi dan komunikasi tanpa batas bagi seluruh masyarakat Indonesia. Telkom berupaya menghadirkan koneksi internet berkualitas dan terjangkau untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia sehingga mampu bersaing di level dunia. Kehadiran PT Telkom diharapkan akan mendorong pertumbuhan jaringan akses broadband di indonesia. Selain Instalasi jaringan akses broadband, layanan lain yang diberikan oleh PT. Strategi pengelolaan sumber daya manusia pada PT Telkom Akses menekankan pada harmonisasi jumlah dan kompetensi sumber daya manusia searah dengan portofolio bisnis yang semakin fokus pada times. PT Telkom Akses berupaya untuk meningkatkan sinergi dan efisiensi di antara perusahaan di jajaran Telkom Group dan terus menekankan penerapan nilai-nilai perusahaan yang telah ditetapkan. Upaya ini diimplementasikan dengan menyusun rencana pengalokasian karyawan untuk beberapa tahun ke depan dan rencana ketenagakerjaan setiap tahun agar dapat memberikan informasi yang lebih akurat untuk mendukung kemajuan usaha perusahaan. PT Telkom Akses berkomitmen memberikan layanan dengan jaminan, bahwa pelanggan akan mendapatkan kualitas layanan terbaik, berupa kemudahan produk dan jaringan berkualitas dengan harga yang competitive. Dengan demikian yang diperlukan oleh PT Telkom adalah karyawan yang bekerja dengan profesional dan loyalitas yang tinggi. Profesional dan loyalitas ini akan berpengaruh pada kinerja karyawan ketika harus berhadapan dengan konsumen pemakai jasa telekomunikasi PT. Telkom Akses. PT Telkom Akses akan mengelola bisnis melalui praktek- praktek terbaik dengan mengoptimalisasikan penggunaan teknologi yang kompetitif, membangun kemitraan yang saling menguntungkan dan saling mendukung secara sinergis, serta sumber daya yang unggul. C. Sistem Informasi Untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif Keunggulan kompetitif merupakan keunggulan yang dimiliki oleh perusahaan yang dimana keunggulan tersebut dipergunakan untuk berkompetisi dengan perusahaan lainnya untuk meningkatkan value (nilai) perusahaan baik dalam hal peningkatan laba maupun citra perusahaan. Dalam upaya mencapai keunggulan kompetitif, perusahaan harus menghadapi tantangan bahkan tekanan internal dan eksternal perusahaan. Salah satu pendekatannya adalah bagaimana mengefektifkan potensi sumber daya yang ada, bisa melalui peningkatan kualitas produk dan layanan kepada pelanggan, maupun melalui pemanfaatan kemajuan teknologi informasi. Kompetisi merupakan karakteristik positif dalam bisnis, persaingan sehat adalah pendukung majunya suatu pasar. Persaingan ini mendorong upaya untuk mendapatkan keunggulan kompetitif di pasar, oleh karena itu diperlukan kemampuan kompetitif yang signifikan pada berbagai bagian dari perusahaan. Hal ini ditujukan untuk menjaga bisnis terhadap ancaman dari perusahaan lainnya. Sistem informasi dapat mempengaruhi aktivitas bisnis perusahaan secara keseluruhan sehingga dapat membantu perusahaan dalam persaingan bisnis dengan perusahaan lainnya. Bisa dari pemotongan biaya produksi bisnis, penyebaran informasi dalam hal promosi dan sebagainya. Perusahaan dapat mengadopsi strategi kompetitif sistem informasi untuk membentuk keunggulan kompetitif (O’Brien & Marakas 2011, p. 50–52; Chui & Fleming 2011; The Authors’ Own Knowledge): · Mengunci pelanggan atau pemasok dengan meningkatkan hubungan dan membangun hubungan baru melalui pelanggan / mitra manajemen hubungan sistem atau aplikasi. · Mengalihkan biaya melalui extranet dan software berbayar sehingga pelanggan suatu perusahaan atau pemasok enggan untuk membayar biaya dalam waktu, uang, usaha, dan menanggung ketidaknyamanan ini beralih ke perusahaan lain. · Meningkatkan penahan untuk pembukuan melalui peningkatan operasi atau mengoptimalkan struktur organisasi dengan meningkatkan jumlah atau kompleksitas teknologi yang dibutuhkan. Contoh Kasus: PT Telkom dan PT Pos Indonesia adalah contoh perusahaan lainnya yang berhasil mengelola dan memanfaatkan informasi yang disertai dengan inovasi di bidang teknologi komunikasi dengan baik, datangnya perubahan teknologi yang terus-menerus tidak mematikan bisnis kedua perusahaan ini. Mereka merangkul kekuatan informasi dan teknologi internet secara signifikan untuk melakukan perubahan-perubahan fisik yang diperlukan dalam memperbaharui produk dan jasa yang mereka tawarkan. PT Telkom memperkenalkan Telkomnet instan sebagai jasa layanan internet bagi pengguna telepon atau pelanggan tanpa harus mendaftar dengan prosedur administrasi yang rumit, dan bisa langsung diakses seperti menelepon biasa. Jasa lainnya adalah penyediaan jaringan komunikasi broadband untuk kawasan tertentu yang bisa digunakan untuk TV kabel atau jaringan internet dengan kabel (bukan dial up). Selain itu, PT Telkom juga menawarkan pulsa jauh lebih murah dibandingkan perusahaan industri komunikasi bergerak lainnya. Sedangkan PT Pos Indonesia menawarkan produk seperti wasantara-net (jasa layanan internet provider), pengiriman kartu pos digital, serta pengiriman surat dan barang yang ditunjang dengan jaringan elektronik yang telah dibangun oleh PT Pos untuk menghadapi masa yang akan datang sebagai salah satu perusahaan jasa pengiriman kelas dunia.
KESIMPULAN Dampak sistem informasi bagi perusahaan bisnis yaitu meningkatkan efektivitas alur kerja perusahaan. Sistem informasi adalah suatu perkembangan teknologi yang sangat membantu aktifitas sebuah organisasi. Peran penting itu menunjang kegiatan manajemen pengambilan keputusan, operasional bisnis, serta fungsi strategis yang kompetetif dalam sebuah organisasi. Upaya mencapai keunggulan kompetitif, perusahaan harus menghadapi tantangan bahkan tekanan internal dan eksternal perusahaan. Salah satu pendekatannya adalah bagaimana mengefektifkan potensi sumber daya yang ada, bisa melalui peningkatan kualitas produk dan layanan kepada pelanggan, maupun melalui pemanfaatan kemajuan teknologi informasi.
DAFTAR PUSTAKA
Putra,Yananto Mihadi (2018).Modul kuliah sistem informasi manajemen: Pengantar sistem informasi manajemen.FEB-Universitas Mercu Buana: Jakarta https://efrizalzaida.wordpress.com/2013/09/09/sistem-informasi-untuk-keunggulan-kompetitif/ http://manjstrategi.blogspot.com/2015/12/keunggulan-bersaing.html http://faithgun.blogspot.com/2011/06/contoh-keunggulan-kompetitif-dalam.html http://www.kompasiana.com/alipirbudiman/belajar-dari-taksi-grab-dan-uber_5700f03bd592736f13eb http://iamreiken-hirameki2gind.blogspot.com/2013/10/peranan-sistem-informasi-manajemen.html |