Management proyek

Pengertian Proyek

Proyek Merupakan upaya sementara yang dilakukan dalam suatu industri untuk menciptakan sebuah produk, layanan, atau hasil yang unik. Sebuah proyek bersifat sementara karena memiliki awal dan akhir waktu yang pas, dan karenanya menentukan lingkup dan sumber daya.

Dan sebuah proyek bersifat unik, dikarenakan bukan merupakan operasi rutin, tetapi merupakan serangkaian operasi khusus yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. Jadi, tim proyek seringkali melibatkan orang-orang yang biasanya tidak bekerja bersama, kadang-kadang dari organisasi yang berbeda dan dari bisa lintas geografi.

Salah satu contoh proyek yaitu, pengembangan perangkat lunak untuk aplikasi bisnis, pembangunan gedung atau jembatan, upaya pemulihan setelah bencana alam, perluasan penjualan ke pasar geografis baru, riset, penyusunan sebuah buku dan lain-lain. Inti dari kegiatan suatu proyek yaitu adanya kegiatan awal dan juga akhir dari suatu proses kerja.

Pengertian Manajemen

Manajemen adalah suatu proses untuk memanfaatkan sumberdaya manusia dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan tertentu, sehingga tujuan tersebut tercapai secara efisien/tepat guna dan efektif/hasil guna. Maka dapat disimpulkan bahwa Manajemen Proyek adalah Suatu proses manajemen pada suatu proyek dari awal hingga akhir proyek agar tujuan proyek tercapai dengan baik, tepat waktu, sesuai mutu yang disyaratkan dan sesuai biaya yang disediakan. Manajemen Proyek merupakan penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk kegiatan proyek agar memenuhi persyaratan proyek. Dan semua harus dikelola secara ahli untuk memberikan hasil yang tepat waktu, sesuai anggaran, pembelajaran dan integrasi yang dibutuhkan organisasi.

Tahapan Manajemen Proyek

Dalam pelaksanaan proyek, tahapan manajemen menggambarkan proses level tingkat tinggi untuk mencapai suatu kesuksesan dalam suatu proyek. Tahapan manajemen proyek ini menjadi suatu rangkaian tahapan-tahapan yang akan dilalui dari proses awal pelaksanaan proyek hingga proses proyek selesai.

Salah satu tujuannya untuk mengurangi hambatan yang dampaknya di kemudian hari tidak akan mengganggu pelaksanaan. Untuk mengurangi hambatan tersebut, ada 4 tahapan manajemen proyek yang bisa Anda lakukan dalam pelaksanaan proyek, yaitu:

Inisiasi Proyek

Hal pertama yang harus diperhatikan adalah mengidentifikasikan kebutuhan bisnis, permasalaham, atau peluang, dan melakukan brainstorming kepada tim Anda untuk menemukan cara untuk memenuhi kebutuhan proyek, menyelesaikan masalah, dan menemukan peluang. Pada tahap ini, Anda harus mengetahui apa tujuan proyek Anda, menentukan apakah proyek Anda layak, dan mengidentifikasi hasil utama/hasil akhir dari proyek yang akan Anda kerjakan.

Dari tahapan inisiasi proyek ini, Anda dapat menerapkan langkah-langkah yang mencakup hal berikut ini:

1. Melakukan studi kelayakan.
2. Mengidentifikasikan ruang lingkup.
3. Mengidentifikasikan hasil akhir yang dituju dalam proyek.
4. Menentukan stakeholders.
5. Mengembangkan sebuah studi kasus.

Perencanaan Proyek

Setelah proyek disetujui berdasarkan identifikasi inisiasi, tahap selanjutnya yang dilakukan adalah perencanaan. Pada tahap ini, Anda harus melakukan break down dari proyek yang besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, membangun tim, dan menyiapkan jadwal untuk menyelesaikan tugas-tugas.

Dari tahapan perencanaan proyek ini, Anda dapat menerapkan langkah-langkah yang mencakup hal berikut ini:

1. Membuat perencanaan proyek.
2. Membuat diagram alur kerja.
3. Melakukan estimasi biaya.
4. Mengumpulkan sumber daya.
5. Mengidentifikasi risiko dan mengantisipasi risiko yang berpotensi menjadi penghalang selama proyek berlangsung.

Eksekusi Proyek

Selama persetujuan proyek, pengembangan rencana, dan membangun tim proyek yang telah dilakukan, tahapan selanjutnya yang harus dilaksanakan adalah eksekusi. Tahapan ini mengubah rencana yang sudah Anda buat menjadi tindakan / pekerjaan yang harus Anda kerjakan.

Dari tahapan eksekusi proyek ini, Anda dapat menerapkan langkah-langkah yang mencakup hal berikut ini:

1. Membuat tugas dan mengatur alur kerja.
2. Memberikan briefing kepada tim Anda mengenai tanggung jawab dan tugas yang sudah dibuat.
3. Membangun komunikasi yang baik dengan tim, klien, dan manajemen.
4. Melakukan monitoring kualitas kerja tim.
5. Mengatur budget.

Penutupan Proyek

Pada tahapan penutupan / penyelesaian proyek ini, Anda memberikan hasil akhir, membubarkan tim proyek, dan menentukan keberhasilan proyek. Pada tahap ini Anda juga harus melajkan evaluasi manakah proyek yang berhasil dan juga tidak pada proses pelaksanaan proyek berlangsung.

Dari tahapan terakhir ini, Anda harus menerapkan langkah-langkah yang mencakup hal berikut ini:

1. Menganalisa performa proyek.
2. Menganalisa performa tim.
3. Mendokumentasikan hasil akhir proyek.
4. Melakukan review pasca implementasi proyek.
5. Melakukan evaluasi budgeting yang digunakan dan yang tidak digunakan pada pelaksanaan proyek

Metodologi

Pengetahuan Manajemen Proyek mengacu pada sebuluh bidang antara lain; Integrasi, Lingkup Proyek, Waktu, Biaya, Kualitas, Pembelian, Sumber Daya Manusia, Komunikasi, Manajemen Resiko, Manajemen Pemangku Kepentingan.

Menurut Project Management Institute (PMI), metodologi proyek adalah sistem, teknik, prosedur dan aturan yang digunakan dalam suatu disiplin ilmu. Contoh dari metodologi manajemen proyek adalah Lean Practices, Kanban, Six Sigma, dan beberapa metode proyek lainnya.

Terdapat beberapa metodologi proyek yang dapat anda pilih, namun tidak ada metodologi yang sepenuhnya benar. Artinya, tidak ada metodologi yang sempurna untuk setiap proyek, dan masing-masing proyek memiliki karakteristiknya sendiri. Setiap proyek berbeda dalam scope, kebutuhan dan permasalahannya. Oleh karena itu implementasi dan metodologi yang dipakai dalam proyek pasti berbeda-beda.

1.         Agile
Agile adalah salah satu metodologi proyek terbaik, biasa digunakan untuk proyek iterarive dan incremental. Metodologi ini menggabungkan proses permintaan dan solusi yang berkolaborasi dalam suatu organisasi dan kerjasama Tim bersama pemilik proyek. Sewaktu diciptakan, metode agile ini berfungsi untuk pengembangan software.

2.         Scrum
Metode project management lainnya adalah scrum. Tujuan metode ini adalah untuk membangun produk yang memiliki kompleksitas tinggi melalui kolaborasi, akuntability, dan proses iterasi. Perbedaan dengan metode proyek lainnya adalah scrum beberapa istilah yaitu scrum roles, scrum events, scrum artifacs.

3.         Kanban
Kanban merupakan metode hasil pengembangan Agile. Metode ini berfokus pada kolaborasi dan manajemen tim. Metode ini juga dipakai di pabrik Toyota pada tahun 1941, dan ditujukan untuk mendeteksi bottleneck pada proses produksi.

4.         Lean
Lean Methodology menekankan customer value dan meminimalisir limbah. Metode ini bertujuan untuk memberikan nilai lebih kepada pemilik proyek dengna sumber daya proyek yang ada.

5.         Waterfall
Metode waterfall bersifat liner, sequential dimana proses mengalir ke satu arah saja seperti air terjun. Metode ini memiliki kekurangan yaitu sangat kaku, namun menekankan pentingnya dokumentasi, sehingga apabila pekerja proyek meninggalkan proyek, dia dapat digantikan oleh pekerja lain berdasarkan dokumen yang ada.

6.         Critical Path Method

Metode Critical Path Method alias CPM merupakan metode yang digunakan dengan cara membuat model dan memetakan aktivitas proyek, termasuk durasi proyek. Untuk tugas yang saling bergantung, pencapaian, dan gambaran lebih besar beserta tenggat waktu digambarkan secara detail dalam metode ini. Dengan informasi ini, akan diketahui cara tercepat untuk menyelesaikan proyek dengan sedikit masalah.

7.         Critical Chain Project Management

Critical Chain Project Management atau CCPM, merupakan metode yang berfokus pada sumber daya yang akan digunakan untuk menyelesaikan proyek seperti anggota tim, kantor, peralatan, dan lain lain. CCPM lebih bertjuan untuk menyeimbangkan sumber daya yang ada ke banyaknya proyek yang ada dan lebih bersifat flexible.

8.         Six Sigma

Dalam metode ini, proses yang tidak berjalan akan dihilangkan dalam proses. Dna juga menggunakan pendekatan secara empiris dan statistikal dan ahli-ahli dalam bidang ini. Six Sigma cocok digunakan pada perusahaan berskala besar untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi proyek melalui metodologi data proyek.

9.         Event Chain Methodology

Event Chain Methdology merupakan metode yang menekankan berbagai hal yang bisa memengaruhi jalannya suatu proyek. Dengan mengetahui faktor-faktor tadi, jadwal dan timeline dari suatu proyek bisa direncanakan lebih matang.

10.    Extreme Project Management

Seperti namanya, Extreme Project Management adalah jawaban dari metode proyek tradisional yang kaku. Periode yang pendek dan terbuka terhadap perubahan, budget, atau perencanaan proyek dapat dilakukan pada prosee implementasi proyek dengan menggunakan metode ini.

11.    PMI
PMI/PMBOK merupakan singkatan dari Project Management Institute/Project Management Body of Knowledge. Dalam PMBOK, ada 5 proses yang harus dijalankan dalam setiap proyek yaitu: initiating, planning, executing, monitoring and controlling dan clossing. PMI/PMBOK bukan  sebuah metode baku namun merupakan pedoman atas manajemen proyek secara umum. Namun PMBOK dapat digunakan untuk menilai implementasi proyek itu sendiri.