SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SISTEM INFORMASI  MANAJEMEN

Kamu mungkin paham bahwasanya dalam segala bidang kehidupan membutuhkan yang namanya manajemen. Bahkan, dalam organisasi atau perkumpulan yang paling kecil pun, seperti individu dan keluarga, memerlukan penerapan manajemen.

Apalagi bila organisasi tersebut lebih kompleks seperti perusahaan atau sebuah bisnis yang sedang berjalan. Salah satu hal yang selayaknya mendapatkan perhatian lebih dari seorang manajer adalah terkait pengelolaan kegiatan serta data.

Di dalam dunia bisnis, yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen adalah piranti yang digunakan untuk mendukung proses, operasional, evaluasi, serta teknologi dan informasi.

Sistem informasi manajemen ini layaknya alat yang memindahkan data dan mengelola informasi yang dihasilkan. Informasi adalah inti dari manajemen informasi dan sering dianggap sebagai sistem pertama dari era informasi.

Sistem informasi manajemen (management information system) mungkin sudah sangat akrab bagi kalangan yang terlibat dalam pengelolaan sebuah perusahaan dan dunia bisnis.

Manajemen berperan sebagai suatu proses yang bisa digunakan untuk mengatur dan mengelola sesuatu agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan dengan memanfaatkan segala sumber daya yang ada.

Seiring dengan semakin berkembang dan canggihnya teknologi, manajemen pun secara sistematis dan otomatis terintegrasi menggunakan program dan perangkat komputer, baik yang berbasis website maupun desktop.

Sistem ini menjadi komponen yang penting bagi suatu perusahaan dan sebuah bisnis untuk bisa mengembangkan bisnis dengan lebih efektif dan efisien.

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen atau yang biasa disingkat dengan SIM, berasal dari bahasa Inggris yaitu management information system.

Pengertian sistem informasi manajemen adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal dalam bisnis yang terdiri atas pemanfaatan dokumen, manusia, teknologi, serta prosedur dalam akuntansi manajemen.

Umumnya sistem informasi manajemen digunakan untuk memecahkan atau memberikan solusi atas masalah bisnis seperti biaya produksi, layanan, atau  strategi bisnis yang diterapkan.

Sistem informasi manajemen berbeda dengan sistem informasi biasa karena sistem ini digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi.

Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan  pada kelompok metode manajemen informasi yang saling terikat atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Perbedaan sistem informasi manajemen dengan sistem informasi biasa lainnya adalah karena sistem ini secara otomatis dapat menyajikan analisis terhadap sistem informasi lain.

Berikut pendapat beberapa ahli mengenai apa itu sistem informasi manajemen.

• O’brien

Sistem informasi manajemen adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam transformasi yang teratur.

• McLeod

Sistem informasi manajemen diartikan sebagai sebuah sistem berotak komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pengguna dengan kebutuhan sama. Layanan ini menyediakan informasi mengenai sesuatu yang telah, sedang, dan apa yang kemungkinan terjadi untuk waktu yang akan datang. Informasi yang tersedia baik yang berupa laporanperiodik, laporan khusus maupun dari data output simulasi matematika tersebut nantinya dapat digunakan pengelola perusahaan untuk proses analisis dan pemecahan masalah serta pembuatan kebijakan.

• Bodnar dan Hopwood

Sistem informasi manajemen adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk informasi yang berguna. (Accounting Information System)

• Turban, McLean, dan Waterbe

Mereka memaparkan pendapatnya tentang apa itu sistem informasi manajemen di dalam buku Information Technology for Management Making Connection for Strategies Advantages: Sistem yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.

• L. James Havery

Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

• Azhar Susanto

Pengertian sistem informasi manajemen menurut beliau adalah kumpulan atau grup dari subsistem atau bagian/komponen baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan berkenaan dengan pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

• Ludwig Von Batalanfy

Sistem informasi manajemen menurut beliau merupakan seperangkat unsur yang saling terkait dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

• James A.F Stoner

Sedangkan James A.F Stoner memiliki pandangan lain berhubungan dengan pengertian sistem informasi manajemen. Menurutnya sistem informasi manajemen merupakan satu metode yang resmi yang digunakan untuk menjamin ketersediaan informasi yang tepat dan akurat serta up to date.  Agar bisa segera digunakan oleh manajemen dalam melakukan analisis dan pengambilan keputusan. Diharapkan dengan sistem ini akan terjadi proses manajemen di dalam sebuah perusahaan yang berjalan lebih efektif.

• Danu Wira Pangestu

Pengertian sistem informasi manajemen dapat diartikan sebagai kumpulan interaksi sistem informasi yang bertanggung jawab dan bertugas mengumpulkan serta mengelola data untuk menyediakan layanan informasi yang berguna bagi semua tingkatan manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendalian.

Dari pengertian-pengertian yang sudah ada tersebut, secara umum dapat diartikan bahwa sistem informasi manajemen adalah suatu sistem informasi menyeluruh dan terkoordinasi secara terpadu yang berupa data digital sebagai sebuah informasi melalui rangkaian cara tertentu sebagai sarana kontrol dan pengawasan untuk meningkatkan produktivitas yang sesuai target berdasarkan kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Tujuan sistem informasi manajemen

Tujuan yang utama adalah untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan yang cepat dan tepat melalui penyajian/penyediaan informasi. Tujuan sistem informasi manajemen adalah dibangun untuk menghasilkan atau memperoleh informasi manajemen yang akan digunakan oleh para manajernya dalam pengambilan keputusan.

Berikut tujuan sistem informasi manajemen, dilansir dari Geektonight:

Pengumpulan data

Tujuan sistem informasi manajemen menghimpun data dari berbagai sumber internal dan eksternal organisasi. Pengambilan data dapat dilakukan secara manual atau melalui terminal komputer.

Pemrosesan data

Data yang dihimpun kemudian diproses untuk diubah menjadi informasi yang dibutuhkan. Pengolahan data dilakukan dengan kegiatan seperti menghitung, mengurutkan, mengklasifikasi, dan meringkas.

Penyimpanan informasi

Sistem informasi manajemen menyimpan data yang diproses atau tidak diproses untuk penggunaan di masa mendatang. Jika ada informasi yang tidak segera diperlukan, ia akan disimpan sebagai catatan organisasi, untuk digunakan nanti.

Pengumpulan informasi

Tujuan sistem informasi manajemen selanjutnya adalah menghimpun informasi. SIM mengambil informasi dari sumbernya saat dan ketika dibutuhkan oleh berbagai pengguna.

Penyebaran informasi

Informasi, yang merupakan produk akhir dari SIM, disebarluaskan kepada pengguna dalam organisasi. Ini berkala atau online melalui terminal komputer.

ciri-ciri sistem informasi manajemen

Berikut ciri-ciri sistem informasi manajemen, dilansir dari Geektonight:

*Pendekatan Sistem

Sistem informasi mengikuti pendekatan Sistem. Pendekatan sistem menyiratkan pendekatan holistik untuk mempelajari sistem dan kinerjanya sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Berorientasi Manajemen

Pendekatan top-down harus diikuti saat merancang SIM. Pendekatan top-down menyarankan bahwa pengembangan sistem dimulai dari penentuan kebutuhan manajemen dan tujuan bisnis secara keseluruhan. Rencana pengembangan SIM harus diturunkan dari rencana bisnis secara keseluruhan. Karakteristik berorientasi manajemen SIM juga menyiratkan bahwa manajemen secara aktif mengarahkan upaya pengembangan sistem.

*Berbasis Kebutuhan

Desain dan pengembangan SIM harus sesuai dengan kebutuhan informasi para manajer pada tingkat yang berbeda, tingkat perencanaan strategis, tingkat pengendalian manajemen dan tingkat pengendalian operasional. Dengan kata lain, SIM harus memenuhi kebutuhan spesifik manajer dalam hierarki organisasi.

*Berbasis Pengecualian

SIM harus dikembangkan dengan prinsip exception-based reporting, yaitu situasi yang tidak normal, yaitu maksimal; nilai minimum atau yang diharapkan bervariasi di luar batas toleransi. Dalam situasi seperti itu, harus ada pengecualian BE yang melaporkan kepada pengambil keputusan di tingkat yang diperlukan.

Contoh Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen akan menjadi lebih mudah dipahami melalui contoh. Berikut contoh lengkapnya yang bisa kamu terapkan dalam bisnis.

1.    Executive Support System (ESS)

Sistem ini akan membantu manajer untuk bisa berinteraksi dengan lingkungan perusahaan dan bisnis. Caranya yaitu dengan memakai bantuan dari grafik serta pendukung dari komunikasi yang lain.

2.    Group Decision Support System (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work System (CSCWS)

GDSS fungsinya adalah untuk mencari solusi atas permasalahan untuk pengumpulan pengetahuan  pada kelompok dan bukan individual. GDSS lebih sering ada dalam bentuk kuesioner, konsultasi, serta skenario. Contoh dari GDSS adalah e-government.

3.    Expert System (ES) dan Artificial Intelligent (AI)

Sistem informasi yang ini biasanya memakai kecerdasan buatan dalam menganalisis pemecahan masalah menggunakan pengetahuan tenaga ahli yang sudah diprogram kedalamnya. Contoh dari ES dan AI adalah sistem jadwal mekanik.

4.    Decision Support System (DSS)

Selanjutnya, ada sistem informasi yang membantu manajer untuk mengambil keputusan dengan mengamati lingkungan dalam perusahaan. Contoh dari DSS adalah link elektronik.

5.    Informatic Management System (IMS)

IMS memiliki fungsi untuk mendukung spektrum tugas di dalam organisasi. IMS juga bisa dimanfaatkan dalam menganalisis pembuatan keputusan. Beberapa fungsi informasi dan program komputerisasi bisa disatukan dalam IMS.

Jangan salah, informatic management systems ini memiliki pengertian yang berbeda dengan sistem informasi manajemen.

6.    Office Automation System (OAS)

Contoh sistem informasi berikutnya adalah OAS atau Office Automation System. Aplikasi ini memiliki fungsi untuk melancarkan komunikasi antara departemen di dalam perusahaan. Caranya dengan mengintegrasi dan menggabungkan server komputer di setiap user perusahaan. Contoh OAS adalah melalui email.

7.    Supply Chain Management (SCM)

Pada sistem ini, manfaat yang diperoleh dari manajemen adalah mengintegrasikan data penting seperti suplai dari pemasok, produsen, hingga pengecer. Tidak tanggung-tanggung, bahkan sampai ke konsumen paling akhir.  Biasanya sistem ini menjadi satu dengan sistem pembukuan perusahaan pada software akuntansi.

Contoh software akuntansi di sini yaitu majoo.

8.    Enterprise Resource Planning (ERP)

Biasanya perusahaan besarlah yang sering menggunakan sistem informasi manajemen ERP. Tapi, sistem ini juga bisa digunakan dalam skala kecil. ERP biasanya dipakai pada pengelolaan manajemen serta melakukan pengawasan yang terintegrasi antara unit-unit perusahaan.

Manfaat Sistem Informasi Manajemen

Dengan menggunakan sistem informasi manajemen, maka dapat meningkatkan kinerja dari bisnis yang dijalankan. Berikut merupakan beberapa manfaat dari penggunaan sistem informasi manajemen dalam bisnis:

1.            Manajer dapat membandingkan hasil kinerja yang telah direncanakan serta dapat menganalisis kelemahan dan kekuatan dalam kinerja dan rencana bisnis.

2.            Seorang manajer juga dapat memiliki kemampuan untuk menerima umpan balik dari kinerja bisnis yang dijalankan.

3.            Manajemen mendapatkan gambaran umum dari setiap operasi yang dilaksanakan.

4.            Banyak keputusan yang dialihtugaskan dari manajemen atas menuju ke level organisasi yang lebih efisien, dengan memperhatikan faktor pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki.

5.            Organisasi dapat memaksimalkan manfaat dari investasi dengan cara melihat dan mengidentifikasi apakah sistem dan informasi berfungsi dengan semestinya atau tidak.

6.            Perusahaan dapat mendorong proses peningkatan alur kerja, sehingga menghasilkan penyelarasan terhadap proses bisnis yang lebih baik dengan kebutuhan setiap pelanggan.

7.            Meningkatkan kualitas dari sumber daya manusia sehingga dalam sistem unit kerja dapat lebih sistematis dan terorganisir.