Sistem Informasi?

Sistem Informasi?

Sistem informasi menjadi salah satu istilah populer di tengah perkembangan teknologi komunikasi dan informasi (TIK). Istilah ini identik dengan pendekatan berbasis TIK. Meski demikian, sistem informasi sudah tidak semata membicarakan teknologi apa adanya (as is). Sistem informasi jauh melampaui teknologi semata. Teknologi ditempatkan sebagai perangkat atau bagian dari kinerja manusia.

Sistem informasi merupakan pertemuan antara ilmu komunikasi, management dan teknologi informasi. Meletakkan sistem informasi semata sebagai teknologi informasi tidaklah sepenuhnya tepat. Aspek manusia berupa komunikasi, manajemen dan pengambilan keputusan menjadi bagian utama pada konteks pengembangan dan pengelolaan sistem informasi.

Pengertian Sistem Informasi

Definisi sistem informasi, secara umum, tidaklah tunggal.  Meski demikian, beberapa prinsip dasar dapat dipetakan guna memahami istilah praktis ini. Memahami kata kunci sistem informasi perlu didekati dengan menggunakan perspektif komunikasi, manajemen dan teknologi itu sendiri. Sistem informasi adalah sekumpulan proses pengumpulan, pengolahan data, penyimpanan dan penyampaian informasi, pengetahuan dan produk digital.

Tata Sutabri (2005) mendefinisikan sistem informasi sebagai bagian sistem dari sebuag organisasi. Sistem ini mempertemukan kebutuhan pengelolaan pengambilan keputusan (transaksi) harian yang mendukung fungsi-fungsi dan kinerja organisasi pada tataran manajerial. Sistem ini pada tataran strategi dapat menyediakan jenis-jenis laporan yang dibutuhkan kepada pihak-pihak yang terkait, internal maupun eksternal.

Pengertian sistem informasi juga dapat dilihat dari sudut pandang yang lebih teknis: teknologi Informasi. Gordon B. Davis (1991: 91), mendefinisikan sistem informasi sebagai  sistem yang menampung pelbagai masukan informasi, instruksi dan data. Sistem tersebut mengolah data sesuai dengan instruksi dan logika yang ditentukan dan menghasilkan laporan yang dibutuhkan.

Ruang Lingkup Sistem Informasi (SI)

Diskusi penting dalam pengembangan, pemanfaatan dan studi tentang sistem informasi perlu didudukkan secara komprehensif dengan mempertimbangkan ilmu komunikasi, manajemen dan teknologi informasi itu sendiri. Sebagai sebuah sistem, sistem informasi pada sebuah organisasi atau perusahaan menjadi bagian dari sistem pengambilan keputusan (decision support system/DCS). Dengan meletakkan sistem informasi sebagai bagian dari manajemen, dipahami bahwa SI bertujuan untuk memfasilitasi proses pengelolaan organisasi secara harian, tercatat dan memiliki kemampuan penyajian informasi secara tepat sesuai dengan mode bisnis yang berlaku pada sebuah organisasi. Mempertimbangkan hal tersebut, maka sangatlah laik jika dikatakan bahwa setiap SI belum tentu dapat digunakan atau kompatibel jika diberlakukan secara generik untuk organisasi yang berbeda.

Organisasi, dibandingkan dengan yang lain, memiliki model bisnis yang berbeda. Hal ini menyebabkan sebuah sistem informasi tidak bisa secara serta merta diterapkan pada beberapa organisasi yang berbeda. Beberapa Organisasi yang berbeda dapat menggunakan sistem informasi yang sama apabila memiliki kesamaan alur proses bisnis.

Sistem Informasi Mitra Desa

Sebagai ilustrasi, kami akan menggunakan contoh salah satu sistem informasi, yaitu sistem informasi desa (SID).  Diperkirakan terdapat 72.000 desa di Indonesia yang bertugas untuk melayani administrasi kependudukan. Administrasi kependudukan berlaku generik dan diatur melalui aturan yang spesifik. Adanya kesamaan bisnis model tersebut ini memungkinkan adanya satu sistem informasi yang dapat digunakan untuk beberapa desa secara sekaligus. Sistem informasi Mitra Desa menjadi salah satu prototipe penting pada konteks ini. Mitra Desa adalah sistem informasi yang bekerja untuk mengolah data administrasi dan pelayanan di tingkat desa.

Lingkup sistem informasi akan menunjukkan sejauh mana hubungan antara sistem informasi dengan manajemen sebuah organsiasi. Mengacu pada lingkup tersebut, peta relasi antara sistem informasi dan kebutuhan dalam pengelolaan keseharian organisasi akan dapat dipetakan. Sistem informasi tidak akan berfungsi jika tidak dapat merepresentasikan model bisnis. Mengapa? Bagaimana pun sistem informasi bukan semata teknologi informasi, melainkan turut menjadikan manusia atau pelaku sebagai bagian dari sistem ini.

Sistem Pendukung Manajemen

Sistem informasi pada lingkup pertama berfungsi sebagai sistem yang mendukung kerja dan kinerja manajemen secara keseluruhan. Sistem informasi menjembatani kebutuhan manajemen akan adanya informasi menyeluruh terkait dengan pengelolaan organisasi. Kemudahan akses pada level manajemen untuk mendapatkan informasi menyeluruh tentang proses pengelolaan organisasi akan mempermudah proses pengambilan keputusan. Pada konteks ini, sistem informasi kemudian bernilai sebagai sistem dukungan pengambilan keputusan. Tidak sebatas itu, sistem informasi mempermudah proses dan kebutuhan untuk menyampaikan laporan secara cepat, terperinci dan menyeluruh dari proses pengelolaan organisasi.

Sistem Pengelolaan Pengetahuan dan Informasi

Organisasi beroperasi dengan serangkaian informasi dan pengetahuan. Mempertimbangkan hal tersebut, organisasi hanya dapat berkembang apabila rantai suplai informasi dan pengetahuan antar pegiat atau pengelola dapat berjalan dengan lancar. Tanpa mekanisme ini, organsiasi akan mengalami hambatan untuk berkembang hingga pada tataran yang lebih teknis dan harian: manajemen dan koordinasi.

Sistem informasi menjadi salah satu bagian dari pengelolaan pengetahuan dan informasi dari sebuah organisasi. Tidak semata mengalirkan data, sistem ini idealnya dapat menjadi penghubung antar aktor dalam organsiasi dalam transfer pengetahuan dan informasi.

Sistem Pendukung Operasional

Pada tataran yang lebih praktis dan harian, sistem informasi diharapkan dapat menjalankan fungsi-fungsi operasional pada level pelaksana langsung. Beberapa aspek penting pada tataran ini mencakup: pelayanan pelanggan atau pengguna jasa, pencatatan harian atas aktivitas yang dilakukan. Dengan masuknya bagian ini sebagai bagian dari lingkup sistem informasi, maka pimpinan organisasi dapat melakukan kontrol langsung atas kinerja di dalam organisi. Sistem Informasi menjadi fasilitas pencatatan, pelayanan dan pelaporan secara sekaligus.